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Ley Crea y Crece, Factura electrónica, código QR… ¿te suena a marciano? Es normal, aunque muchos términos llegaron a nuestras vidas hace tiempo, a algunos les cuesta más que a otros interiorizarlos. 

Y para eso estamos aquí: para explicarte todo lo que tiene que ver con la factura electrónica, que será obligatoria a partir del 2025 y que, con nuestras indicaciones y Focusfera, no tendrá ningún secreto para ti.

Empezamos.

¿Qué es y qué no es una factura electrónica?

Una factura electrónica es el documento que refleja una compraventa de bienes o servicios, pero que ha adoptado formato digital. Es un resumen de la definición del Ministerio de Hacienda, pero hay algunos aspectos que es necesario explicar.

Una factura electrónica no es un PDF generado desde el ordenador a partir de un Excel o un Word, como tampoco es un documento compartido por cualquier tipo de nube de intercambio y almacenamiento de datos como Drive o Dropbox. Tampoco es el resultado de escanear una factura y guardarla en un ordenador ni de los documentos que se pueden almacenar en un disco externo o en una memoria USB.

Dicho todo lo que no es una factura electrónica, vamos a explicarte qué es realmente y cómo te afecta su elaboración.

Esto es lo que deberá incluir una factura electrónica

Uno de los aspectos más importantes es que no se puede hacer una factura electrónica de cualquier manera ni con cualquier programa. De hecho y según la Ley Crea y Crece el principal objetivo de esta iniciativa es evitar la morosidad y garantizar que las transacciones comerciales son transparentes. Por eso los programas para elaborarlas han de ser autorizados.

1. Necesitarás una plataforma homologada y autorizada para crear tus facturas electrónicas. Focusfera es una de ellas. En este punto es importante explicar que se tendrá en cuenta el lenguaje informático con el que se crea cada factura. Aunque básicamente se trata de los mismos datos de una factura física, tiene que pasar por la “chapa y pintura” de la informática para poder ser enviada a clientes, proveedores y a la administración pública.
2. Las facturas emitidas en plataformas privadas deben tener la firma electrónica del emisor. Además, las empresas y los profesionales que utilicen estos sistemas tendrán que hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas, también en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales, además de en su página web.
   No te preocupes, en web.estrategiaweb.es te ayudamos a poner en marcha este sistema que a priori puede parecer muy complicado, pero que te hará la vida mucho más sencilla. ¿No estás seguro? Echa un ojo a esta entrada.
3. Estos documentos se tienen que identificar con un código único, y el objetivo es garantizar la autenticidad de su origen, la integridad del contenido y la legibilidad durante en el que se debe almacenar. ¿Cuántas veces has encontrado un papel en el que ya no son legibles los números? Eso ya no pasará con este sistema.
   El código estará formado por un número de identificación fiscal, un número de y serie de la factura, y la fecha de expedición.
4. En todo momento informarán de cuál es su estado. Este aspecto es muy útil: imagina que mandas una factura y no recibes ninguna respuesta. A partir del año que viene la persona que reciba la factura tendrá que informar al que la manda en los siguientes días naturales.
   1. Deberá decir si la acepta o la rechaza
   2. Cuando la pagará en su totalidad, aunque también existe la opción de paga fraccionado o cesión de la factura a terceros por trabajos o servicios subcontratados.
5. Y también deberán incluir los datos de toda la vida: número de factura, datos del emisor y del receptor, concepto, fecha de emisión, base imponible o tipo impositivo, IRPF, IVA, importe total de la factura y método de pago.
6. Durante los primeros 12 meses y para evitar demasiados despistes, las facturas electrónicas irán acompañadas de un documento en PDF legible y en perfecto estado para todos aquellos empresarios que aún no estén obligados a recibir facturas electrónicas. 

Los negocios o empresas que facturen menos de 6 millones de euros tendrán que remitir las facturas a Hacienda de manera directa a partir del 1 de julio de 2025, pero esto no tiene ninguna dificultad porque con Focusfera podrás cumplir la normativa con un clic.

Por si te lo preguntas, las empresas que facturan más de 6 millones ya están remitiendo sus facturas de manera instantánea a Hacienda desde el 2017.

¿Cómo vas a tener que facturar si eres autónomo o PYME?

La parte positiva es que vas a olvidarte por completo del papel, de los tediosos archivadores y de ocupar espacio y más espacio en tu despacho, oficina o negocio. Todas las facturas deberán digitalizarse y quienes las reciban, podrán visualizarlas sin necesidad de imprimirlas, así que esta medida también es sostenible y ahorrará una gran cantidad de producción de papel.

Además, los clientes podrán acceder a las facturas durante los próximos cuatro años, lo cual también es muy útil porque no habrá que perder tiempo rebuscando entre archivos la documentación de este o de aquel cliente.

Si, habrá que formar a la plantilla para que aprenda a utilizar Focusfera, pero con nuestro soporte técnico esta transición se realizará sin más problemas.

Los autónomos y los códigos QR

Si eres autónomo también podrás beneficiarte de las ventajas de Focusfera y acceder a todas las utilidades y facilidades del programa, pero además te ayudaremos a incluir un código QR, que también será obligatorio, en tus facturas.

Se trata de una medida que garantiza que todos estamos jugando según las mismas reglas, ya que lo que se busca es mejorar la trazabilidad de las transacciones y que las autoridades fiscales sepan, en seguida, si alguien puede estafarte o ser un moroso potencial para tu negocio. 

Con el código QR se guarda una información detallada sobre la factura, con lo que la verificación por parte de Hacienda será más rápida y eficiente.

Las empresas que se dediquen a la producción y comercialización de bienes también deberán incluir un QR en sus facturas. Todos tendrán hasta el 1 de julio de 2025 -salvo cambios o novedades- para hacer efectiva esta medida.

¿Cuándo tendré que adaptarme y empezar a emitir y presentar facturas electrónicas?

Te aconsejamos empezar cuanto antes, pero estos son los plazos oficiales:

• Las empresas con una facturación anual de más de 8 millones de euros tienen un año de plazo, después de la publicación de la Ley Crea y Crece, que está prevista para los primeros meses de 2024.
• Para el resto de las empresas y con una facturación inferior a los 8 millones, el plazo es de dos años.
• Las empresas que facturan menos de 6 millones de euros tendrán tres años para adaptarse, tras la entrada en vigor de la ley.

Los trabajadores autónomos, pequeñas y medianas empresas y micropymes dispondrán de entre uno y dos años para comunicar el estado de sus facturas.

Sin embargo, y como hemos explicado anteriormente, las empresas que facturen menos de 6 millones de euros deberán remitir sus facturas de manera instantánea a Hacienda a partir de julio de 2025.

¿Sabes que Focusfera te sale gratis con el Kid Digital?

Hemos dejado lo mejor para el final, porque para facilitar la adquisición de programas como Focusfera puedes acogerte a las ayudas que ofrece el Kit Digital, el programa previsto por el Gobierno para apoyar a pymes y autónomos en el proceso de digitalización de sus negocios.

Focusfera será gratis para ti. Sólo tienes que acceder al Bono del Kit Digital y realizar un test de autodiagnóstico para conocer y evaluar tus necesidades a nivel de digitalización. Y por supuesto, una de esas necesidades es implementar la factura electrónica en tu empresa a través de Focusfera.

¿Te ha quedado alguna duda? Ponte en contacto con nosotros.

Queremos que te enteres de todo lo que te interesa con relación a la factura electrónica y con la normativa que está a punto de publicarse. Cuando sea una realidad,  entrará en vigor 12 meses después de esta publicación. 

En esta entrada explicábamos algunos de los conceptos fundamentales de la Ley crea y crece, y ahora queremos matizar varios aspectos para que no te líes.

Una cosa es la Ley crea y crece y la otra, la obligatoriedad de presentar las facturas a Hacienda

Lo primero es una ley, lo segundo, un Real Decreto que se aprobó previamente a la ley.

La ley regula la obligatoriedad del uso de la factura electrónica para empresas y particulares. El Real Decreto se aplicará a la facturación electrónica de tal manera que éste será el único sistema que podrá utilizarse en las relaciones comerciales entre autónomos, PYMES y empresas. Y además incluye la obligatoriedad de presentar las facturas de manera inmediata a Hacienda a partir del 1 de julio de 2025.

Habrá que hacerlo a partir de una fecha u otra, dependiendo de la facturación anual de cada empresa.

Algunas ventajas de la factura electrónica

Para los autónomos la factura electrónica representa varias ventajas.

• Les permitirá luchar contra la morosidad y los impagos
• Tendrán un control exhaustivo sobre los pagos pendientes, ya que podrán acceder a toda la información sobre los términos y plazos para pagar entre las empresas
• Se reduce el uso de papel, el espacio de almacenamiento y las facturas se guardan de una manera mucho más segura
• Se minimizan los costes de las transacciones y se promueve la digitalización de las relaciones entre las empresas

Y otra ventaja que hay que destacar es que te todo el sistema te puede salir gratis. Para ello te proponemos conocer la aplicación Focusfera, preparada para la digitalización de tu negocio y para que estés al día sobre todo lo concerniente a facturas electrónicas antes de que sean obligatorias.

Con el Kit Digital este sistema te sale gratis, ya que sólo tienes que acceder al Bono y responder unas preguntas que determinarán las necesidades de digitalización de tu empresa y, por supuesto, de tu sistema de facturación. A partir de aquí nosotros nos encargamos de todo, ya que somos agentes digitalizadores y podemos tramitar las ayudas para darte acceso y enseñarte a utilizar este programa.

¿Y si no quiero digitalizarme y disponer de facturas electrónicas?

Pues… estarás cometiendo una infracción administrativa por la que puedes ser sancionado con una multa de hasta 10.000 euros. 

Es lo que se establece para empresas y autónomos que no dispongan de un programa de facturación electrónica como Focusfera. La cuantía de las multas varía, dependiendo del número de personas o empresas afectadas por la infracción, del tiempo que hace que se está produciendo o de si existe intención de seguir cometiendo esta irregularidad. 

La situación sería bastante seria, y llegaría hasta el titular de la Secretaría de Estado de Digitalización en Inteligencia Artificial, quien decidiría el importe de la sanción.

No hay manera de ganar esta batalla. Lo único que se puede hacer es adherirse a la normativa y disponer de tu sistema de facturación electrónica que, además, tiene numerosas ventajas. Te animamos a leerlas en esta entrada.

Factura electrónica y qué autónomos están obligados ya a emitirla

Ha pasado un poco desapercibida, pero la ley 25/2013 incluyó la obligación de disponer de factura electrónica para algunos autónomos. En general se trata de negocios que provean o estén relacionados con cualquier organismo público.

La obligatoriedad, sin embargo, viene marcada por dos cuestiones:

• Depende de si el negocio está representado por un autónomo o por una sociedad, es decir, dependiendo de la forma jurídica del proveedor
• Depende de la cantidad de la factura

En el primer caso estarías obligado, desde hace unos años, a presentar factura electrónica si eres una sociedad anónima, una sociedad de responsabilidad limitada, una persona jurídica o una entidad sin personalidad jurídica que no tenga nacionalidad española, un establecimiento permanente o una sucursal de una entidad que no esté en territorio español, las UTE -uniones temporales de empresas- y las agrupaciones de interés económico o de interés económico europeo.

Los autónomos que sean persona física aún no están obligados a presentar facturas electrónicas, pero nuestro consejo es que se empiecen a familiarizar con ellas cuanto antes.

Respecto al importe de la factura, algunas administraciones públicas no demandan la factura electrónica si el importe, con IVA incluido, está por debajo de los 5000 euros.

Como explicábamos en otras entradas, la factura electrónica no es más que un documento digital, es decir, con formato electrónico, y que posee los mismos efectos legales que una factura en papel de las de toda la vida.

Hay diferentes tipos de factura, pero estas son las más utilizadas:

• Factura electrónica B2B, para transacciones comerciales entre empresas
• Factura electrónica B2C que es la que se utiliza entre una empresa y un consumidor final
• Factura con organismos públicos, que es la que se utiliza en todas las transacciones comerciales con la administración

Si soy autónomo, ¿cuándo tendré que adaptarme a la factura electrónica?

Según la Ley Crea y Crece “Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”. Y, hasta ahora, sólo un 15% de los autónomos utiliza la factura electrónica.

La norma incluye la obligación de usar la factura electrónica a todas las empresas para “mejorar la competitividad empresarial, promover la digitalización y acabar con la morosidad”. Existe un período de seis meses desde la publicación de la Ley para determinar cuál será su desarrollo reglamentario y cuáles serán los requerimientos principales.

¿Tienes alguna duda? ¿Quieres que e expliquemos algo más en detalle? Ponte en contacto con nosotros o solicita que tratemos algún tema que te interese en este blog.

Hoy queremos ser vuestros guías turísticos por un espacio virtual y alojado en la nube llamado Focusfera, también conocido como Focus. Es un lugar especialmente pensado para encantar a autónomos, PYMES y Micropymes, porque aquí tienen toda la ayuda que necesitan para gestionar sus negocios.

¿Empezamos la visita?

Todo lo que podemos ver en Focusfera 

La primera parada de Focusfera es un mapa de situación para poder ver todo lo que hay:

• Base de datos de contactos
• Base de datos de productos o servicios
• Creación y gestión de presupuestos
• Creación y gestión de anexos para adjuntar a los presupuestos
• Gestión de compras
• Facturación
• CRM (gestión de clientes)
• Gestión de tareas y proyectos
• Recursos humanos para gestionar entradas y salidas del personal, vacaciones, etc. 
• Gestión de horas de operarios 

Y acto seguido llegamos a la región de Presupuestos. Autónomos y pequeños empresarios, podéis hacer fotos. 

Como veréis, aquí se preparan los presupuestos que hay que presentar, de diferentes formas. Algunos llevan varios componentes, otros presentan diferentes opciones, algunos necesitan ser tipo dossier… 

Simplemente cargando los productos o servicios que se han introducido con anterioridad tenemos el presupuesto listo y preparado para mandar al cliente. Y como seguro que lo aprueba… ¡a trabajar!

Si tu negocio requiere de una plantilla simple porque los presupuestos son siempre iguales, no hay problema, aquí también las vas a encontrar.

Aprovechando que estamos en Presupuestos, visitemos un pequeño espacio llamado Anexos. Sabemos que las obligaciones de clientes y empresarios son importantes, así que, gracias a ellos, evitarás muchos problemas desde el principio porque podrás adjuntar el anexo más adecuado a cada presupuesto.

Una zona que gusta mucho a los visitantes es la de Gestión de clientes y oportunidades, también conocida como CRM. La especialidad local es hacer una buena gestión comercial para que el negocio vaya bien. En CRM son expertos en conocer en todo momento el estado de los presupuestos o si han sufrido modificaciones. Son muy controladores, pero esa característica es lo que hace que sean imprescindibles.

Si hay habitantes de Focusfera que sean muy, pero que muy ordenados, sin duda son los de Facturas, Compras y Ventas. Su mayor habilidad es, precisamente, tener todos los documentos muy bien ordenados. Son profesionales preparados para exportar a una hoja de cálculo tus facturas, tanto las emitidas como las recibidas, y mandarlas cada trimestre a tu asesor fiscal. Son un poco territoriales, pero no tendrán ningún problema si creas un usuario – es gratuito- y permites que tu gestor se entienda directamente con ellos.

En la WebApp de Focus verás, simplemente echando un ojo, las ganancias y los gastos del año. 

Seguimos nuestra visita por la región Focusfera

Y ahora llegamos a Gestión de tareas y proyectos. Sus habitantes son muy competentes en cuanto a organización y orden de tareas, subtareas, anexos… Su secreto es dividir los grandes proyectos en trabajos más pequeños y avanzar así mucho más fácilmente. 

Han estudiado en profundidad la Matriz de Eisenhower, y son fans de Henry Ford y su frase “nada es particularmente difícil si se divide en pequeños trabajos”

Desde aquí, además, pueden asignar tareas a cada miembro del equipo y mostrar, en un gráfico, la evolución de un proyecto al momento.

Nuestra siguiente parada es en Vista Calendario, donde presumen de saber exactamente qué hay que hacer todos los días. En esta región controlan que todas las tareas de cada miembro del equipo estén registradas y llevan una exhaustiva agenda semanal donde se pueden ver, incluso, la agenda semanal y los trabajos asignados por días y por horas. 

Para los de Calendario, es muy importante que tu equipo de trabajo no esté muy saturado, así que se descarga un desplegable para saber cuánta carga de trabajo tiene cada uno.

Contactos es la zona más sociable de Focus. Les encanta estar organizados y cada uno con su rol asignado. Saben que todo gira alrededor de ellos, de las personas, y por eso son el corazón del proyecto.

En los terrenos de Catálogos de Productos y Servicios son muy buenos ordenando, poniendo descripciones, impuestos y dando un precio a cada productos y servicio que se ofrece en la empresa. Son muy amigos de Presupuestos, porque les facilitan enormemente la tarea al tenerlo todo tipificado.

Así es como Focus te facilita la vida

Hay muchos detalles, en este espacio virtual, para facilitar la vida de autónomos y pequeños y medianos empresarios. Uno de ellos es que en Focusfera se utilizan euros, dólares y yenes, es decir, tiene la funcionalidad multimoneda.

Además, todos los habitantes de este espacio hablan dos idiomas perfectamente, inglés y castellano y son capaces de dividir los precios en dos grupos: los que necesitan el IVA y los que no lo requieren.

Desde que son muy jovencitos, los paisanos de Focus saben que los gadges y las aplicaciones no son de fiar porque pueden robártelos o se pueden perder o estropear. 

Además, su gran amigo y mentor Google les enseña desde pequeños que sólo hay dos tipos de disco duro: el que se ha roto y el que se va a romper. Por este motivo en la educación de todo el mundo en Focusfera entra el estudio de su geografía y su situación en la nube. De esta manera, saben, cualquiera se puede conectar con ellos en cualquier momento y lugar que necesite.

La aplicación incluye la posibilidad de crear cuantos usuarios sean necesarios para una empresa y, una vez se adquiere, ya es para toda la vida.

La buena noticia, para el final

Muchas gracias, queridos autónomos, PYMES y Micropymes por haber realizado esta visita con web.estrategiaweb.es, orgulloso desarrollador de Focus junto con otros compañeros de estrategiaweb.es. 

Nos hemos guardado una pequeña buena noticia para el final de todo: Focusfera forma parte del programa de Kit Digital, ya que cubre tres de los requisitos para solicitarlo.

• Gestión de procesos, que cuenta con una subvención de 2000 euros
• CRM, con otros 2000 euros
• Y factura electrónica adaptable a los formatos que requieren entidades como las administraciones públicas, y que serán obligatorias a partir del 2025. Aquí también se otorgan 2000 euros.

Deseamos que su estancia con nosotros haya sido satisfactoria y esperamos verlos pronto -y durante toda su trayectoria empresarial- en nuestro maravilloso espacio virtual, situado en la nube, Focusfera.

¡Hasta la vista!